¿Cómo empezar a delegar en tu negocio?
Antes que nada, ¿cuentas con un sistema de trabajo, y con reglas claras?
Las reglas de juego deben ser claras para el delegado y debemos asegurarnos que éste último cuente con los medios necesarios para decidir, tales como previa experiencia, accesibilidad a las fuentes de información, entre otros, a partir de la definición de objetivos y tareas a realizar.
Delegar sin reglas claras, es como tratar de armar un mueble sin manual de instrucciones.
Crecer supone delegar.
La PYME nace sin delegación. Nace con unas pocas personas a cargo, y allí se concentran las tareas y “se cocinan” las decisiones. La flexibilidad es alta, la sintonía rápida. Se funciona por ajuste mutuo. El desarrollo del negocio va complejizando el escenario, haciendo necesario sumar colaboradores y distinguir roles y funciones, incluyendo posiciones intermedias de supervisión que muchas veces son ocupadas por las personas de mayor confianza. Todo este proceso suele tener lugar de una manera no planificada. Para ganar efectividad en este nuevo escenario, es importante implementar desde los líderes mecanismos.
Para delegar, necesitas confiar.
Ante todo un profesional con una gran carga de trabajo necesita confiar para delegar; confiar en aquellos que trabajan con él/ella, en esas personas que pueden asumir responsabilidades, tomar decisiones y que son igualmente profesionales. Personas que desean desarrollar de manera competente y exitosa su trabajo. Por tanto el primer punto es confiar en la profesionalidad de los demás.
Delegar funciones debes, si asumir otras tareas como dueño quieres.
Si quieres avanzar tendrás que asumir nuevos retos. Deberás dejar tareas menos importantes en manos de otros compañeros para hacer frente a objetivos mayores. Es absolutamente imposible crecer sin invertir esfuerzos en cosas de mayor valor.
No esperes la perfección
Tu objetivo es que se realice el trabajo, no crear una obra maestra. Establece un estándar de calidad y un intervalo de tiempo para su realización. Una vez que dejes claras cuales son las expectativas, dale espacio a tu personal para que decida como llevar a cabo el proyecto.
Asegúrate de proveer instrucciones claras y concisas
Asegúrate que tus empleados tienen toda la información que necesitas para completar el trabajo. Pregúntale a tu subordinado si entiende (y acepta) lo que le pides.
Enfocarte en enseñar nuevas habilidades
Delegar no quiere decir que les dejes a los demás el trabajo que no te gusta, sino más bien permitir que tus empleados mejoren sus habilidades y desarrollen su buen juicio. A medida que les vas cediendo mayores responsabilidades, es importante que entiendas que el proceso de aprender nuevas habilidades a veces involucra unos cuantos tropiezos. Así que no castigues a los empleados que hacen su mejor esfuerzo por llevar el trabajo a buen puerto.
Delega responsabilidad y autoridad, no solamente tareas
Los gerentes que fracasan en delegar la responsabilidad relacionada con las labores, se verán en la necesidad de reportarse con sus subordinados y haciendo parte del trabajo, cuando en realidad debería ser al revés.
Revisa el progreso
Deja que los empleados hagan el trabajo, pero supervisa periódicamente su progreso. No necesitas estar siempre encima de ellos u observar hasta el último de sus movimientos. Cuando trazas las expectativas, también deberás establecer algunos puntos para hacerle seguimiento al proyecto.
Tres claves para delegar efectivamente
Paso 1: Determinar lo objetivos
Ahora bien, existe un método sencillo de tres etapas del proceso, que cualquier persona puede abordar desde ahora mismo. Percibirá cómo cambia el resultado a medida que lo practica consistentemente. En primer lugar, determinar los objetivos que desea alcanzar. La mayoría del tiempo los líderes ordenan hacer determinadas tareas, sin fijarse objetivos medibles y posibles de cumplir en el tiempo asignado. Si tiene claridad en este aspecto, ha avanzado un cincuenta por ciento hacia el éxito.
Paso 2: Instruir a tu personal
La siguiente etapa consiste en explicar el propósito. Algo tan sencillo como esto, que significa explicitar con todo detalle por qué es importante lo que está delegando. Convoque a las personas apropiadas, tome el tiempo necesario para ofrecer la información necesaria para desarrollar las tareas. Aquí -como en la vida- el propósito es lo que le da sentido a lo que hacemos. Por lo tanto, una delegación sin propósito es como vivir sin rumbo.
Paso 3: Hacer seguimiento
Y, por último, establecer un método de seguimiento. Fijando dos o tres etapas intermedias, fije de común acuerdo la forma en que ambas partes supervisarán la ejecución de las tareas. Luego, deje el proceso sin interferencias. Es muy probable que se sorprenda con caminos alternativos que descubren los colaboradores y que a usted no se le habían ocurrido. El seguimiento tiene un doble propósito: ir ganando confianza de ambas partes, y, a su vez, poder sugerir correcciones y mejoras antes del momento final. De esta forma, evitará las sorpresas.